МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ВСЕРОССИЙСКИЙ ЗАОЧНЫЙ ФИНАНСОВО – ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ

Курсовая работа

по дисциплине «Бухгалтерский финансовый учет»

на тему

«Учет денежных средств и денежных документов»

выполнила Невзорова А.А.

студентка IV курса вечер

специальность Бухучет, анализ, аудит

ЛД№ 03УББ4020

Преподаватель Ташланова Е.В.

Брянск
2006

Содержание

Введение………………………………………………………… …………………3
Глава 1. Организация учета денежных средств и документов
1.1. Нормативно – правовое регулирование денежных средств в Российской Федерации ………………………………………………………….4
1.2. Задачи и основы организации учета денежных средств …………..6
1.3. Документальное оформление кассовых операций. …………………..13

2.1. Организационно–экономическая характеристика предприятия………..22
2.2. Синтетический и аналитический учет кассовых операций………...25
2.3. Инвентаризация денежных средств кассы……………………………..34
Заключение ……………………………………………………………………. 40
Список литературы ………………………………………………………...…42
Приложения

Введение

В процессе хозяйственной деятельности предприятия постоянно ведут расчеты с поставщиками за приобретенные у них основные средства, сырье, материалы и другие товарно-материальные ценности и оказанные услуги; с покупателями за купленные ими товары, с кредитными учреждениями по ссудам и другим финансовым операциям; с бюджетом и налоговыми органами по различного рода платежам, с другими организациями и лицами по разным хозяйственным операциям.
Поэтому важное значение для благополучия предприятий имеет своевременность денежных расчетов, тщательно поставленный учет кредитных и расчетных операций.
Целью бухгалтерского учета денежных средств является контроль за соблюдением кассовой и расчетной дисциплины, правильность и эффективность использования денежных средств и кредитов, обеспечение сохранности денежной наличности и документов в кассе.
В условиях Российской экономики бухгалтер должен исходить из принципа, что умелое использование денег и денежных средств само по себе может приносить предприятию дополнительный доход. Поэтому нужно постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения прибыли (в депозиты банков, акции и облигации сторонних предприятий, инвестиционные фонды и т.д.).
Целью работы является изучение организации бухгалтерского учета движения денежных средств согласно требованиям и нормам, установленным Законодательством Российской Федерации, на примере производственной организации ООО “Стройтерминал С”.

Глава 1. Организация учета денежных средств и документов
1.1 Нормативно – правовое регулирование денежных средств в Российской Федерации
Ведение бухгалтерского учета осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению (Закон «О бухгалтерском учете», положения по бухгалтерскому учету), другие носят рекомендательный характер (План счетов, методические указания, комментарии).
Правила работы с денежными средствами определены в инструкции ЦБ РФ от 04.10.93. №18 «Порядок ведения кассовых операций в Российской федерации».
В соответствии с этим документом:

Организации, независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в банках.
Предприятия производят расчеты по своим обязательствам с другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Банком России в соответствии с законодательством РФ.
Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Прием наличных денег предприятиями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин (ККМ).
Наличные деньги, полученные предприятиями в банках, должны расходоваться строго на цели, указанные в чеке.
Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками. И обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх лимитов остатка наличных денег в кассе.
Выдача денег из выручки одних предприятий, имеющих постоянную денежную выручку, на нужды других допускается в отдаленных местностях, где нет банков, на основе договора между предприятиями по согласованию с банками, обслуживающими эти предприятия.
Предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги, сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3 рабочих дней (для предприятий, в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней), включая день получения денег в банке.
Выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий. Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом РФ по согласованию с Центральным банком и Министерством финансов РФ.

1.2. Задачи и основы организации учета денежных средств на предприятиях
Денежные средства являются составной частью оборотных активов. Они необходимы предприятию для осуществления расчетов между поставщиками и подрядчиками, для осуществления платежей в бюджет, расчетов с кредитными учреждениями, для выдачи работникам зарплаты, премий и для осуществления других видов выплат.
Денежные средства поступают на предприятие от покупателей заказчиков за проданные товары и оказанные услуги, от банков в виде ссуд, от учреждений и организаций в порядке временной помощи и др.
Базой денежных средств предприятия являются хозяйственные взаимоотношения предприятия с различными организациями и учреждениями и хозяйственные взаимоотношения, связанные с реализацией работ, услуг и осуществлением других хозяйственных операций.
Денежные средства предприятия находятся в кассе в виде наличных денег, денежных документов, на счетах в банках, в выставленных аккредитивах, открытых особых счетах и др. При умножении денежных средств их правильное использование и контроль за сохранностью является одной из важнейших задач бухгалтерии предприятия и бухгалтерского учета. От успешности решения этой задачи зависит платежеспособность предприятия, своевременность расчетов с поставщиками и подрядчиками, своевременность платежей в бюджет.
Бухгалтерский учет денежных средств имеет важное значение для правильной организации денежного обращения, организации расчетов и кредитования на производстве. Учет денежных средств имеет значение в укреплении платежной дисциплины и в эффективном использовании финансовых ресурсов предприятия. Поэтому очень важен контроль за соблюдением кассовой дисциплины, правильностью и эффективностью использования денежных средств, обеспечением сохранности денежных документов, находящихся в кассе предприятия.
В условиях рыночной экономики следует исходить из принципа, что умелое использование денежных средств может приносить предприятию дополнительный доход, и следовательно, предприятие должно постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения прибыли (депозиты банков, ценные бумаги и др.).
Исходя из этого, основными задачами бухгалтерского учета денежных средств являются:

проверка правильности оформления, законности документов,
своевременное и полное отражение операций в учете.
обеспечение своевременности, полноты и правильности расчетов по всем видам платежей;
своевременное проведение инвентаризации денежных средств и отражение ее результатов в учете;
обеспечение сохранности денежных средств, денежных документов в кассе предприятия и других местах хранения;
изыскание возможностей наиболее рационального вложения свободных денежных средств как источника финансовых инвестиций, приносящих доход.
создание условий для повседневного контроля за наличием и движением денежных средств.

Порядок хранения и расходования денежных средств в кассе установлен Инструкцией Центрального банка Российской Федерации №18 от 04 октября 1993 года.
В соответствии с этим документом организации независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков.
Организации производят расчеты по своим обязательствам с другими организациями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Банком России в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.
Прием наличных денег организациями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин, согласно с Федеральным законом от 22 мая 2003 года № 54-ФЗ « О применении контрольно – кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт ».
Наличные деньги, полученные организациями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке. Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. В кассе можно хранить небольшие денежные суммы в пределах установленного банком лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение трех рабочих дней (включая день получения денег в банке) в период выплаты заработной платы работникам организации, пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, пенсий и премий.
Для учета кассовых операций применяются типовые межведомственные формы первичных документов и учетных регистров:
приходный кассовый ордер (форма № КО-1),
расходный кассовый ордер (форма КО-2),
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма КО-3),
Кассовая книга (форма КО-4),
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форума КО-5).
Эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года № 88 по согласованию с Минфином России и введены в действие с 01 января 1999 года.
Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляютприходными и расходными кассовыми ордерами. Для учета денег, выданных из кассы доверенным лицам (раздатчикам) по выплате заработной платы, и возврата остатка наличных денег и оплаченных документов ведётся Книгу учета принятых и выданных кассиром денег.
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.
Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.
Руководители организации обязаны оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей организации не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут ответственность в установленном законодательством порядке.
Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операции - заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.
Кассы организаций могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.
Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей организаций. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем организации, результаты ее фиксируются в акте.
При обнаружении утраты ключа руководитель организации сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.
Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается.
В организациях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя организации (решению, постановлению). С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности.
В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем организации. О результатах пересчета и передачи ценностей составляют акт за подписями указанных лиц.
В организациях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых центральными бухгалтериями, оплата труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий могут производиться по письменному приказу руководителя организации (решению, постановлению) другими, кроме кассиров, лицами, с которыми заключается договор о материальной ответственности и на которых распространяются все права и обязанности, установленные настоящим Порядком для кассиров.
В малых организациях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего может исполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с ним договора о материальной ответственности.
В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяют с данными учета по кассовой книге. Для осуществления ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывают их сумму и обстоятельства возникновения.
В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна проводиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.
Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей организаций, главных бухгалтеров и кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Порядок ведения кассовых операций систематически проверяют банки (не реже одного раза в два года).
На руководителей организаций, допустивших указанные нарушения, возлагается административный штраф на сумму от 4000 до 5000 рублей (п.15.1 КоАП РФ). На предприятие налагается штраф в размере от 40000 до 50000 рублей.
В настоящее время в соответствии с Указанием Центрального банка Российской Федерации от 14.11.01 г. № 1050-У установлен предельный размеры расчетов наличными деньгами между юридическими лицами на уровне 60000 рублей по одной сделке. При этом следует учитывать, что под сделкой в данном случае понимается один отдельный договор. Это уточнение действует с 1 июля 2002 года.
Для расчетов с физическими лицами предельный размер расчетов наличными не установлен.
Существенные ограничения по порядку осуществления кассовых операций устанавливает Указ Президента Российской Федерации от 19 ноября 1998 года №416-У « О мерах по повышению собираемости налогов и других обязательных платежей и упорядочению наличного и безналичного денежного обращения ». В соответствии с данным Указом организациям запрещено вносить из кассы наличные денежные средства непосредственно на расчетные счета других лиц (юридических и физических), минуя свой счет. За несоблюдение этого порядка налоговые органы накладывают на организацию штраф в 2-кратном размере суммы произведенного взноса.
Организациям запрещена прямая выплата наличных денежных средств физическим лицам и организациям по операциям с векселями либо в целях возврата платежей, поступивших в виде предоплаты по контракту, выполнение которого было прекращено. За нарушение данного порядка налоговые органы налагают штраф в размере суммы наличных денежных средств, выданных через кассу организациям и физическим лицам.
Использование контрольно-кассовых машин для учета расчетов с населением обязательно для всех организаций.
Если организации в силу специфики своей деятельности или особенностей местонахождения не имеют возможности применять контрольно-кассовые машины, то в качестве документов строгой отчетности при расчетах с населением могут использоваться формы бланков документов, утвержденные Минфином России.
За нарушение требований Закона Российской Федерации «О применении контрольно – кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт » применяются штрафные санкции к организациям в зависимости от характера нарушения.
Денежные средства, хранящиеся в кассе, учитывают на активном синтетическом счете 50 «Касса». В дебет его записывают поступление денежных средств в кассу, а в кредит - выбытие денежных средств из кассы.
Для обеспечения учета наличия и движения денежных средств и хозяйственных операций, связанных с денежными средствами применяется система счетов бухгалтерского учета, предусмотренных в V разделе Плана счетов бухгалтерского учета “Денежные средства”. Этот раздел включает счета:
50 “Касса”, 51 “Расчетные счета”,
52 “Валютные счета”,
55 “Специальные счета в банках”,
57 “Переводы в пути”,
58 “Финансовые вложения”,
59 “Резервы под обесценение вложений в ценные бумаги”.

1.3. Документальное оформление кассовых операций.
Ни одна кассовая операция не должна проводиться без наличия первичных оправдательных документов, оформленных должным образом.
Первичная документация кассовых операций:
- приходный кассовый ордер;
- расходный кассовый ордер;
- кассовая книга;
- платежная ведомость;
- журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.
При работе с кассовыми документами необходимо соблюдать требования:

приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно шариковой ручкой или выписаны на машине;
в этих документах не допускаются подчистки, помарки или исправления;
прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления;
в приходных и расходных кассовых ордерах обязательно указываются основания для их составления и перечисляются прилагаемые документы.

Кассовые операции выполняет кассир. С кассиром заключается договор о полной материальной ответственности. Ему запрещается передавать свои обязанности другим лицам. При возникновении необходимости в его замене, исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия (с которым также заключается договор о полной материальной ответственности).
На предприятиях, где работают несколько кассиров, их работу координирует старший кассир: перед началом рабочего дня выдает кассирам авансом необходимые для расходных операций суммы наличных денег под расписку в книгах учета принятых и выданных денежных средств (№ КО-5), открытые на каждого кассира. В конце рабочего дня кассиры сдают выручку старшему кассиру под расписку этой же книге, остаток наличных денег, приходные и расходные кассовые документы.
Порядком ведения кассовых операций предусмотрены единые требования по техническому укреплению помещения кассы, оборудованию его средствами охранной и охранно-пожарной сигнализации, даны рекомендации по обеспечению сохранности денег при хранении и транспортировке.
Касса организации должна находиться в изолированном помещении, куда запрещается доступ лицам, не имеющим отношения к работе кассы. Двери в помещение кассы во время проведения операций должны быть закрыты с внутренней стороны. Деньги и другие ценности должны храниться в несгораемых металлических шкафах. По окончании работы кассы они закрываются ключом и опечатываются печатью кассира.
Для того чтобы организации имели свободные денежные средства на хозяйственные нужды банки устанавливают по согласованию с руководителями предприятий лимит остатка наличных денег в кассе. Т.е. остаток на конец каждого дня не может превышать установленный размер. Однако обороты по кассе не ограничивается этим лимитом. В течение года лимит остатка по кассе может быть пересмотрен. Для этого организация представляет в банк, специальный расчет по установленной форме.
Для обобщения информации о движении и наличии денежных средств в кассах организации в плане счетов предназначен счет 50 «Касса». Обороты по дебету счета 50 «Касса» показывает поступления наличных денег в кассу организации, а выдача денег из кассы - по кредиту счета 50 «Касса».
К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:
50-1 «Касса организации»;
50-2 «Операционная касса»;
50-3 «Касса в иностранной валюте» и другие 1 .
Поступление денег в кассу оформляется Приходным кассовым ордером (№КО-1) (см. Приложение 1) выписывается работником бухгалтерии в одном экземпляре, подписывается главным бухгалтером.
В приходном кассовом ордере проставляются дата, номер, а так же:
- по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции (возврат неиспользованной подотчетной суммы, остаток неиспользованного аванса на командировочные расходы, возврат ссуды, возмещение материального ущерба, выручка и т.д.);
- по строке "В том числе" указывается сумма НДС, в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись "без налога (НДС)";
- по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые документы с указанием их номеров и дат составления;
- в графе "Кредит, код структурного подразделения" указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства;
- по строке "Принято от" указывается, от кого приняты денежные средства;
- суммы проставляется цифрами и прописью.
Все остальные указанные на бланке реквизиты приходного кассового ордера также заполняются в обязательном порядке.
Наличные деньги выдают из кассы на основании Расходных кассовых ордеров (ф. КО-2) (см. Приложение 2) или других документов (платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов), на которых ставят специальный штамп, заменяющий расходный кассовый ордер.
Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии с заполнением всех указанных на бланке реквизитов:
- по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции;
- по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые документы, являющиеся основанием для выписки расходного кассового ордера с указанием их номеров и дат составления.
Сумма проставляется цифрами в рамке в верхней части документа и прописью в строке «Сумма».
На расходном кассовом ордере подпись руководителя не обязательна случае, если имеется его разрешительная надпись на документах, приложенных к расходному кассовому ордеру (счетах, заявлениях).
Расходный кассовый ордер составляется в бухгалтерии, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и передают кассиру. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после выдачи денег.
При выдаче денег отдельному лицу кассир записывает в расходный кассовый ордер наименование и номер документа удостоверяющего личность, кем и когда выдан.
Деньги из кассы могут быть выданы только лицу, указанному в расходном кассовом ордере. При выдаче денег по доверенности в ордере указывают фамилию, имя и отчество получателя и лица, которому доверено получение денег, а в ведомости перед распиской получателя кассир делает надпись "По доверенности". Доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру или ведомости. Получатель чернилами или шариковой ручкой в строке «Получил» записывает полученную сумму, ставит дату получения и подпись.
Все приходные и расходные кассовые ордера регистрируют в специальном журнале регистрации (форма № КО-3) (Приложение 3).
Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производится только в день их составления. При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:
а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц на это уполномоченных;
б) правильность оформления документов;
в) наличие перечисленных в документах приложений.
В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или подписью “Оплачено” с указанием даты (числа, месяца, года).
Все поступления и выдачи наличных денег записываются в кассовую книгу (ф.КО4) (Приложение 4), которая предназначена для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана; процедура опечатывания должна проводиться в соответствии с требованиями, изложенными в порядке ведения кассовых операций в РФ.
Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге, вторые в конце дня передаются в бухгалтерию вместе с приходными и расходными кассовыми документами в качестве отчета кассира. По каждому кассовому ордеру или заменяющему его документу делается отдельная запись. В конце рабочего дня кассир подсчитывает обороты по операциям за день и выводит остаток денег в кассе на начало следующего рабочего дня.
Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
В графе 1 “Номер документа ” указывают номер приходного или расходного кассового ордера, которым оформлено поступление (выдача) денег.
В графе “Номер корреспондирующего счета, субсчета” указывают номер того счета, по которому отражено поступление или выдача денег.
В графе “Приход, руб., коп.” отражают сумму денег, полученную в кассе по одному ПКО.
В графе “Расход, руб., коп.” отражают сумму денег, выданную из кассы по одному РКО.
Графу “Остаток на конец дня” заполняют так:
Остаток денег на конец дня = Остаток денег на начало дня + приход денег в течение дня – расход денег в течение дня.
При ведении кассовой книги не допускаются подчистки и не оговоренные исправления. Каждое исправление должно быть заверено подписями кассира и главного бухгалтера.
Разрешено автоматизировать ведение кассовой книги, при условии, что «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» имеют одинаковое содержание и имеют все реквизиты кассовой книги.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера. В свою очередь банки должны систематически проверять соблюдение организациями порядка ведения кассовых операций.
Для обеспечения сохранности денежных средств в кассе периодически должна проводиться инвентаризация (ревизия). Инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г. № 40 и письмом Банка России от 4 октября 1993 г. № 18.
Ревизия кассы проводится комиссией по приказу руководителя, внезапно, в присутствии кассира. Денежная наличность проверяется путем полного полистного пересчета. Результаты инвентаризации оформляют актом (ф. Инв. – 15) 2 . В акте фактические остатки кассовой наличности сопоставляют с данными учета, что дает возможность определить недостачу или излишек денежных средств. Акт оформляется в день ревизии кассы и подписывается всеми членами комиссии. На оборотной стороне акта материально ответственное лицо пишет объяснение о причинах излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель предприятия – решение по результатам инвентаризации.
В целях упорядочения налично-денежного обращения и обеспечения полного и своевременного сбора налогов принят Закон от 18.06.1993 № 5215-1 "О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением", по которому все денежные расчеты с населением на территории РФ, всеми предприятиями осуществляются с обязательным применением контрольно-кассовых машин.
Покупателям и заказчикам в обязательном порядке выдается чек, которым подтверждается прием от них денежных средств. Чек действителен только в день его выдачи, по нему выдается товар или квитанция на выполненные работы, и одновременно чек должен быть погашен штампом или надрывом в определенном месте.
Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой отчетности по формам, утвержденным Минфином РФ.
Кассир допускается к работе на кассовой машине после ознакомления с типовыми правилами по эксплуатации кассовых машин в объеме технического минимума. На каждую кассовую машину администрация заводит «Книгу кассира- операциониста» (форма № 24), которая должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями налогового инспектора, директора и главного бухгалтера, а также печатью.
При окончании работы или по прибытии инкассатора, кассир должен подготовить денежную выручку, составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему кассиру.
Расчеты наличными денежными средствами за приобретаемые материальные ценности между предприятиями осуществляются с учетом лимита, устанавливаемого Центральным банком РФ. В настоящее время, по одному платежу, он составляет 60000 руб 3 . При этом под одним платежом, согласно разъяснению Банка России, нужно понимать расчеты одного юридического лица с другим в течение одного дня по одному или нескольким денежным документам.
Отдельным категориям предприятий в силу специфики деятельности либо особенностей местонахождения разрешается осуществлять расчеты с населением без применения контрольно-кассовой техники. Их перечень утвержден постановлением Совета Министров-Правительства РФ от 30.07.93 г. № 745.
При наличии у предприятия валютного счета и средств в валюте других государств может возникнуть необходимость в использовании наличной инвалюты. Отдельного счета для этих целей не предусмотрено, поэтому в составе счета 50 ”Касса” открывается субсчет, например субсчет 50-4 ”Касса в иностранной валюте”. Учет операций организуется по видам валют.
Остатки кассовой наличности в инвалюте подвергаются переоценке при изменении курса рубля по отношению к имеющейся у предприятия иностранной валюте.
Денежные документы – это находящиеся в кассе оплаченные путевки в санатории, пансионаты и дома отдыха, почтовые и вексельные марки, марки гос. пошлины, оплаченные авиа и железнодорожные билеты, проездные билеты, талоны на горюче-смазочные материалы и др.
Денежные документы отличаются от обычных документов тем, что стоимость денежных документов нельзя сразу списать на затраты, а нужно учитывать на специальных счетах. Приобретенные почтовые марки и проездные билеты списывают по мере расхода, включают в издержки обращения, за счет специальных фондов, чистой прибыли.
По движению денежных средств в кассе возможны следующие проводки:
1.Поступили денежные средства в кассу с расчетного счета:
Дт 50 "Касса";
Кт 51 "Расчетные счета".
2. Получена наличными выручка от реализации работ, услуг, продукции:
Дт 50 "Касса";
Кт 90-1 "Выручка";
3. Сдан в кассу остаток подотчетной суммы:
Дт 50 "Касса";
Кт 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
4. Получено в кассу в возмещение задолженности по недостаче:
Дт 50 "Касса";
Кт 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".
5. Получено наличными от дебиторов:
Дт 50 "Касса";
Кт 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".
6. Выдано под отчет:
Дт 71 "Расчеты с подотчетными лицами";
Кт 50 "Касса".
7. Выдана из кассы заработная плата персоналу предприятия:
Дт 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда";
Кт 50 "Касса".
8. Выдано наличными в погашение кредиторской задолженности:
Дт 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами";
Кт 50 "Касса".
9. Выдано наличными за счет средств органов социального страхования:
Дт 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению";
Кт 50 "Касса".
10. В кассу предприятия получены авиа билеты:
Д-т 50-3 "Денежные документы"
К-т 76 "Расчеты с различными дебиторами и кредиторами";
11. Авиа билеты выданы подотчетному лицу:
Д-т 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
К-т 50-3 "Денежные документы";
12. В связи с болезнью сотрудника авиа билет возвращен в кассу:


13. Авиа билет возвращен авиакомпании:
Д-т 76 «Расчеты с различными дебиторами и кредиторами»
К-т 50-3 «Денежные документы»;
14. Выдана путевка в санаторий сотруднику организации:
Д-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
К-т 50-3 «Денежные документы»
15. Получены путевки за счет средств органов социального страхования:
Д-т 50-3 «Денежные документы»
К-т 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»;
16. Куплены проездные билеты подотчетным лицом:

Д-т 50-3 «Денежные документы»

К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

17. Выданы путевки в санаторий за счет заработной платы:

Д-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

К-т 50-3 «Денежные документы».

Глава 2. Бухгалтерский учет денежных средств на примере ООО«Стройтерминал С»
2.1. Характеристика предприятия ООО “Стройтерминал С”.
Общество с ограниченной ответственностью “Стройтерминал С” (далее по тексту Общество) является юридическим лицом - коммерческой организацией, Уставный капитал которого разделен на доли определенных учредительными документами размеров, созданным в целях извлечения прибыли.
Общество создано на основе добровольного соглашения лиц и по решению его единственного учредителя.
Оно действует на основании Гражданского кодекса Российской Федерации, Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее - «Закон»), иного действующего законодательства, настоящего Устава, учредительного договора от “12”сентября 2002 г .
Общество имеет в собственности обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом, может от своего имени совершать сделки, приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, выступать истцом или ответчиком в суде, арбитражном суде.
ООО “Стройтерминал С” имеет самостоятельный баланс, расчетный и иные счета. Общество имеет круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на его место нахождения. Общество вправе иметь штампы и бланки со своим фирменным наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации.
Общество приобретает права юридического лица с момента его государственной регистрации.
Полное фирменное наименование Общества: Общество с ограниченной ответственностью «Стройтерминал С».
Сокращенное фирменное наименование: ООО «Стройтерминал С».
Место нахождения Общества: г. Брянск, ул. Фрунзе, д.106, 241520.
Целью деятельности Общества является извлечение прибыли, обеспечивающей устойчивое и эффективное экономическое благосостояние Общества, создание здоровых и безопасных условий труда и социальную защиту его работников.

Имущество принадлежит ему на праве собственности и образуется из:
-- вкладов учредителей (участников) в уставный капитал;
-- продукции, произведенной Обществом в процессе его деятельности;
-- полученных доходов;
-- иного имущества, приобретенного Обществом по иным основаниям, допускаемым законодательством.
Имущество, принадлежащее Обществу, учитывается на его балансе в соответствии с правилами бухгалтерского учета, установленными Федеральным законом “О бухгалтерском учете” №129 – ФЗ от 22.11.1996 г. и иными правовыми актами.
Финансовый год Общества устанавливается в соответствии с правовыми актами о бухгалтерском учете и отчетности.
Уставный капитал определяет минимальный размер имущества, гарантирующего интересы его кредиторов.
Бухгалтерский учет в Обществе осуществляется бухгалтерией как самостоятельным структурным подразделением, возглавляемым главным бухгалтером и ведется автоматизировано с помощью программного продукта фирмы “1С”:”1С: Предприятие”.
При ведении бухгалтерского учета принят План счетов, утвержденный приказом Минфина РФ от 31.10.2002 г. №94н.
Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции, а также расчеты (справки) бухгалтерии. Общество использует типовые (унифицированные) формы первичных документов, утвержденные постановлениями Госкомстата РФ. Порядок и сроки их передачи для отражения в бухгалтерском учете производится в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.
В бухгалтерии организации происходит первичная обработка всех документов и отчетности, предоставленной отделами предприятия. В связи с этим существует строгое распределение обязанностей между сотрудниками бухгалтерии.

Основными функциями бухгалтерии являются:

обеспечение своевременного и точного учета результатов финансово-хозяйственной деятельности в соответствии с установленными правилами;
обеспечение правильного учета операций с нематериальными активами;
обеспечение правильного начисления и своевременного перечисления налогов и обязательных платежей в бюджет и внебюджетные фонды;
формирование достоверной бухгалтерской отчетности и предоставление ее в установленные сроки соответствующим органам.

2.2 Синтетический и аналитический учет кассовых операций.
На предприятии ООО “Стройтерминал С” бухгалтерский учет осуществляется по плану счетов бухгалтерского учета финансово – хозяйственной деятельности.
Синтетический учет денежных средств в кассе осуществляется на активном балансовом счете 50 «Касса». Он предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе предприятия. По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств в кассу предприятия. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выбытие (выплата) денежных средств из кассы предприятия. Сальдо счёта указывает на наличие суммы денежных средств в кассе предприятия на начало месяца или на конец месяца. Оборот по дебету – это суммы, поступившие наличными в кассу, оборот по кредиту – суммы, выданные наличными из кассы.
К счету 50 «Касса» могут быт открыты субсчета:
50-1 «Касса организации»;
50-2 «Операционная касса»;
50-3 «Денежные документы» .
На субсчете 50-1 «Касса организации» учитывают денежные средства в кассе. Если организация проводит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» открывают субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.
На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п. Этот субсчет открывается организациями при необходимости.
На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитывают находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы. Денежные документы учитывают на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на их приобретение.
Учет поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Один – два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по поступившим и выбывшим документам.
Синтетический учет денежных документов осуществляется в журнале – ордере № 3. По окончании отчетного периода остатки по журналу – ордеру сверяют с данными книги движения денежных документов.
В ООО “Стройтерминал С” применяется счет 50 субсчет 1 «Касса организации».
Поступление наличных денег в кассу отражаются следующими бухгалтерскими проводками:

Получены наличные деньги со счетов в банках:

Дебет 50 «Касса»
Кредит 51 «Расчетный счет»;
52 «Валютный счет»;
55 «Специальные счета в банках».

2. Поступления наличных денег от реализация продукции, основных средств, прочих активов:

Дебет 50 «Касса»

76 « Расчеты с разными дебиторами и кредиторами »;
90 « Продажи »;
91 « Прочие доходы и расходы ».

3. Возврат в кассу ранее выданных авансов, излишне выплаченных сумм заработной платы, неизрасходованных подотчетных сумм:

Дебет 50 «Касса»
Кредит 62 « Расчеты с покупателями и заказчиками »;
70 « Расчеты с персоналом по оплате труда »;
71 « Расчеты с подотчетными лицами »;
76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами ».

4. Поступления наличных денег в погашение задолженности по материальному ущербу и очередным платежам работников - заемщиков, по вкладам в уставный капитал предприятия, от квартиросъемщиков и по исполнительным документам:

Дебет 50 « Касса »
Кредит 73/1 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;
75 «Расчеты с учредителями»;
76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

5. Получены наличные деньги от дочерних (зависимыми) организации и подразделений организации:

Дебет 50 « Касса »
Кредит 79 « Внутрихозяйственные расчеты ».

Поступление в кассу процентов по векселям, дивидендов по ценным бумагам, доходов от долевого участия в других организациях:

Дебет 50 « Касса »
Кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами ».
и т.д.................

Ведение кассовых операций на предприятиях подлежит жесткому контролю, как со стороны Банка России, так и со стороны налоговых органов. Поэтому к оформлению кассовых документов предъявляются повышенные требования

Основными нормативными актами, регулирующими порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, являются:

Закон о бухгалтерском учете;

Положение по ведению бухгалтерского учета;

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40.

В соответствии с этими документами, а также Постановлением N 835 кассовые операции должны оформляться типовыми межведомственными формами первичной учетной документации, утвержденными Госкомстатом России.

Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" для документирования кассовых операций введены следующие формы:

N КО-1 "Приходный кассовый ордер" (Приложение 6);

N КО-2 "Расходный кассовый ордер" (Приложение 7);

N КО-3 "Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов";

N КО-4 "Кассовая книга";

N КО-5 "Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств".

При составлении первичных учетных документов по учету кассовых операций необходимо обратить внимание на некоторые особенности, связанные с требованиями к их оформлению. Так, в соответствии с постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. N 20 "Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации" предприятиям не разрешается вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы по первичному учету кассовых операций. Важным моментом при оформлении приходных и расходных кассовых документов является также то, что при их заполнении запрещается внесение любых исправлений, подчисток, помарок. Приходный или расходный кассовый документ, содержащий подчистки, помарки, исправления, считается недействительным и к дальнейшему учету не принимается.

Важное значение для хозяйственной и финансовой деятельности фирмы имеет своевременность денежных расчетов, тщательно налаженный учет кредитных и расчетных операций.

В процессе хозяйственной деятельности ООО «Хикари» постоянно ведет расчеты с поставщиками за приобретенные у них товарно-материальные ценности и оказанные услуги, с заказчиками за выполненные работы и оказанные услуги, с туристами за предоставление своих услуг, с кредитными учреждениями по ссудам и другим финансовым операциям, с бюджетом по различного рода платежам, с другими юридическими и физическими лицами по разным хозяйственным операциям.

Денежные расчеты производятся безналичными платежами и наличными деньгами. Безналичные расчеты в условиях развитой рыночной экономики осуществляются с помощью платежных поручений и других расчетных документов, путем перечислений по расчетным и текущим счетам в банках. По безналичному расчету фирма рассчитывается с другими организациями, бюджетом, а также с некоторыми физическими лицами, оплачивающих плату за услуги банковскими переводами. Применение безналичных расчетов сокращает потребность в наличных деньгах, снижает расходы на денежное обращение, способствует концентрации в банках свободных денежных средств организаций, обеспечивает их более надежную сохранность.

Наличные денежные средства в основном поступают в кассу фирмы от клиентов, как плата за туристические путевки.

Денежные средства организации находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документах, на счете в банке. Важнейшая задача бухгалтера - их приумножение, правильное использование, контроль за сохранностью. Обязанности кассира на предприятии выполняет главный бухгалтер, для хранения денежной наличности применяется несгораемый сейф с двумя ключами к нему.

В кассу организации денежные знаки поступают с расчетного счета в банке, а также в результате платежей наличностью за товарно-материальные ценности и услуги, при возврате ранее выданных сумм и т.д.

Для получения денег со своего счета в банке организации выдается чековая книжка. В чеке указывают назначение требуемой суммы. Отрывная часть чека остается в банке, а у организации - корешок чека с указанием полученной суммы.

Прием наличных денег оформляют приходными кассовыми ордерами, подписанными главным бухгалтером. Выдача наличных денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам и надлежаще оформленным платежным ведомостям, заявлениям с наложением на них специального штампа предприятия. Документы на выдачу денег выписывает бухгалтер. Они должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером.

В случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись руководителя на расходных кассовых ордерах необязательна.

Заработная плата выдаются кассиром по платежной ведомости. На платежной ведомости должна быть разрешительная надпись руководителя организации о выдаче денежных средств с указанием суммы прописью.

Одновременно данные заносятся в компьютерную программу для дальнейшей ее обработки.

Учет движения денег в кассе ведется бухгалтером в кассовой книге с использованием компьютерной программы (Приложение 8). В конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций по приходу и расходу денег в кассе, выводит остаток денежной наличности на следующее число.

По окончании месяца путем сопоставления итогов оборотов по дебету и кредиту счета 50 "Касса" выводится сальдо наличных денег на начало следующего месяца. Его сверяют с остатком в кассовой книге. В сроки, определенные руководством организации как раз в месяц, в кассе проводят инвентаризацию наличности, результаты которой оформляют актом.

Общие правила хранения, использования и учета денежных средств устанавливаются ЦБ России. На сегодняшний день действует письмо ЦБ России от 22.09.1993 № 40 «Об утверждении порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации». Дополнительно крайне важно руководствоваться:

• Стоит сказать - положением ЦБ России от 05.01.1998 № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации»;
• Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

Для осуществления расчетов наличными денежными средствами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Прием организациями наличных денежных средств при расчетах с населением производится с применением контрольно-кассовой техники.

Действующим законодательством предусматриваются:

• специально оборудованное помещение кассы; полная материальная ответственность кассира;
• лимитирование остатков наличных денежных средств;
• ограничение срока их хранения;
• размеры и продолжительность использования авансов на хозяйственные, командировочные расходы.

В случае если у организации нет возможности предоставить для кассы специально оборудованное помещение, то для хранения денежных средств необходим сейф.

Кассир при приеме на работу должен быть под расписку ознакомлен с порядком ведения кассовых операций. С ним заключается договор о полной материальной ответственности. Временная замена кассира производится по письменному распоряжению администрации. Договор о материальной ответственности заключается и с замещающим работником. В случае если штатным расписанием должность кассира не предусмотрена, то данные обязанности возлагаются на сотрудника в порядке совмещения.

Организация может хранить в ϲʙᴏей кассе наличные денежные средства в пределах лимитов, установленных банком, по согласованию с руководителем организации. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются.

Организации обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денежных средств в кассе в порядке и в сроки, согласованные с обслуживающими банками.

Первичными документами по кассе будут документы, разработанные ЦБ России.

Прием наличных денежных средств кассами организаций производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на ϶ᴛᴏ письменным распоряжением руководителя организации. О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на ϶ᴛᴏ уполномоченного, и кассира. Квитанция заверяется печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Выдача наличных денежных средств из касс организаций производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным, расчетно-платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на данные документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денежных средств должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером организации или лицами, на ϶ᴛᴏ уполномоченными.

К оформлению кассовых ордеров предъбудут особые требования. Не допускаются исправления. Исполненные кассовые документы гасятся специальными штампами («Стоит сказать - получено» или «Оплачено»)

Все приходные и расходные кассовые ордера регистрируются в специальном журнале (унифицированная форма № К2)

Отметим, что текущий учет денежных средств ведется кассиром в кассовой книге. В ней регистрируются остаток средств на начало дня, операции по приходу и расходу (за день), подводятся итоги поступления и выдачи и выводится остаток на конец дня.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу. Второй экземпляр – отрывной – служит отчетом кассира. К отчету прилагаются все приходные и расходные документы и в конце рабочего дня сдаются в бухгалтерию под расписку бухгалтера.

При автоматизированной форме ведения бухгалтерского учета отдельные листы кассовой книги ежедневно формируются в виде машинограмм: 1-й лист – вкладной лист кассовой книги, 2-й лист – отчет кассира.

По окончании отчетного периода кассовая книга заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя организации, прошнуровывается и опечатывается.

Помимо повседневного отчета кассира в сроки, установленные администрацией, проводится ревизия кассы. Ревизия должна быть внезапной, и проводить ее следует не реже чем один раз в месяц. Приказом руководства создается инвентаризационная комиссия, в ходе ревизии полистно проверяются все документы и все денежные средства. Результат оформляется актом.

С 21 ноября 2001 г. на основании указания ЦБ России от 14.11.2001 № 1050-У устанавливается предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 60 тыс. руб.

Порядок открытия расчетных счетов в банке и ведения операций по ним

Нормативным документом, определяющим порядок осуществления безналичных расчетов, будет положение ЦБ России от 03.10.2002 № 2-П «О безналичных расчетах в Российской Федерации» (в ред. от 03.03.2003)

Организация может иметь несколько расчетных счетов одновременно. По ϲʙᴏему усмотрению она выбирает банк для открытия счета. Организация может производить все виды операций с любого расчетного счета.

Порядок открытия расчетных и иных счетов, совершение и оформление операций устанавливаются ЦБ России.

Для открытия расчетного счета в банке крайне важно предоставить следующие документы:

• нотариально заверенную копию устава (и нотариально заверенную копию учредительного договора, если он есть);
• нотариально заверенную копию свидетельства о регистрации в регистрационной палате;
• нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
• ксерокопию кодов статистики, заверенную руководителем организации и печатью организации;
• ксерокопия решения учредителя (протокола общего собрания учредителей) о назначении руководителя организации, заверенную ее руководителем и печатью;
• ксерокопию приказа о назначении главного бухгалтера организации, заверенную ее руководителем и печатью;
• справки из Фонда социального страхования, Фонда обязательного медицинского страхования и Пенсионного фонда;
• банковскую карточку с нотариально заверенными образцами подписей руководителя и главного бухгалтера организации.

При изменении названия организации, характера ее деятельности, состава распорядителей счета в документацию вносятся ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующие исправления, а при реорганизации организации в банк представляются новые документы.

Все операции по счету осуществляются на основании письменных распоряжений владельца счета:

• внесение наличных сумм – на основании объявления на взнос наличными;
• получение наличными со счета – денежного чека;
• перечисления – платежного поручения, расчетного чека, платежного требования-поручения.

В безакцептном порядке банком могут списываться средства в оплату электроэнергии, теплоснабжения, водоснабжения и т. п. (расчеты в порядке плановых платежей)

Также в безакцептном порядке производится списание по решению судебных и налоговых органов.

Основанием для записей в учетных регистрах служат банковские выписки – перечень всех совершенных операций по счету за период с прилагаемыми копиями платежных документов. Все записи в выписке по кредиту означают поступление на счет, по дебету – списание со счета.

Выявленные ошибки исправляются после согласования с банком, для чего установлен предельный срок – 10 дней со дня получения выписки.

Расчеты платежными поручениями

Платежное поручение – ϶ᴛᴏ распоряжение владельца счета (плательщика) обслуживающему его банку, оформленное расчетным документом, о переводе определенной денежной суммы на счет получателя средств, открытый в ϶ᴛᴏм или другом банке. Банк исполняет платежное поручение в срок, предусмотренный законодательством, или в более короткий срок, установленный договором банковского счета либо определяемый применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота.

Платежное поручение действительно в течение 10 дней, включая день составления.

Платежными поручениями могут производиться перечисления денежных средств:

• за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги;
• в бюджеты всех уровней и во внебюджетные фонды;
• в целях возврата/размещения кредитов (займов)/депозитов и уплаты процентов по ним;
• в других целях, предусмотренных законодательством или договором.

В ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙии с условиями основного договора платежные поручения могут использоваться для предварительной оплаты товаров, работ, услуг или для осуществления периодических платежей.

Платежные поручения принимаются банком независимо от наличия денежных средств на счете плательщика.

Банк по требованию плательщика обязан информировать его об исполнении платежного поручения не позже следующего рабочего дня после обращения плательщика в банк, если иной срок не предусмотрен договором банковского счета. Порядок информирования плательщика определяется договором банковского счета.

Учет денежных средств, находящихся в аккредитивах

Аккредитив представляет собой условное денежное обязательство, принимаемое банком (далее – банк-эмитент) по поручению плательщика произвести платежи в пользу получателя средств по предъявлении последним документов, ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующих условиям аккредитива, или предоставить полномочия другому банку (далее – исполняющий банк) произвести такие платежи.

Банками могут открываться следующие виды аккредитивов:

• покрытые (депонированные) и непокрытые (гарантированные);
• отзывные и безотзывные (могут быть подтвержденными)

При открытии покрытого (депонированного) аккредитива банк-эмитент перечисляет за счет средств плательщика или предоставленного ему кредита сумму аккредитива (покрытие) в распоряжение исполняющего банка на весь срок действия аккредитива.

При открытии непокрытого (гарантированного) аккредитива банк-эмитент предоставляет исполняющему банку право списывать средства с ведущегося у него корреспондентского счета в пределах суммы аккредитива.

Отзывным будет аккредитив, кᴏᴛᴏᴩый может быть изменен или отменен банком-эмитентом на основании письменного распоряжения плательщика без предварительного согласования с получателем средств и без каких-либо обязательств перед ним банка-эмитента после отзыва аккредитива. Безотзывным признается аккредитив, кᴏᴛᴏᴩый может быть отменен только с согласия получателя средств.

Аккредитив предназначен для расчетов с одним получателем средств. Порядок расчетов по аккредитиву устанавливается в основном договоре, в кᴏᴛᴏᴩом отражаются:

• наименование банка-эмитента;
• наименование банка, обслуживающего получателя средств;
• наименование получателя средств;
• сумма аккредитива;
• вид аккредитива;
• способ извещения получателя средств об открытии аккредитива;
• способ извещения плательщика о номере счета для депонирования средств, открытого исполняющим банком;
• полный перечень и точная характеристика документов, предоставляемых получателем средств;
• сроки действия аккредитива, предоставления документов, подтверждающих поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг), и требования к оформлению указанных документов;
• условие оплаты (с акцептом или без акцепта);
• ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение) обязательств.

В основной договор могут быть включены иные условия, касающиеся порядка расчетов по аккредитиву.

Платеж по аккредитиву производится в безналичном порядке путем перечисления суммы аккредитива на счет получателя средств. Допускаются частичные платежи по аккредитиву.

Учет переводов в пути

Понятие «переводы в пути» применяется для учета движения денежных средств (переводов) в случаях, когда имеется временной разрыв между моментом документально подтвержденного списания и моментом зачисления денежных средств на ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующий счет учета, в частности:

• выручки от продажи товаров, кᴏᴛᴏᴩые произведены организациями, осуществляющими торговую деятельность, внесенной в кассы кредитных организаций, сберегательные кассы или кассы почтовых отделений для зачисления на расчетный или иной счет организации, но еще не зачисленной по назначению;
• денежных средств (переводов) в иностранных валютах, внесенных в кассы кредитных организаций для зачисления на расчетный или иной счет организации, но еще не зачисленных по назначению.

Основанием для принятия денежных документов на учет будут квитанции кредитной организации, сберегательной кассы, почтового отделения, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам и т. п.

В случае если учреждения банков оформляют выписки с банковских счетов по форме, отличной от общепринятой, и данные выписки содержат информацию о суммах денежных средств, кᴏᴛᴏᴩые поступили в адрес организации, но еще не подтверждены расчетными банковскими документами, то организация демонстрирует такие суммы в бухгалтерском учете как «переводы в пути» и не вправе распоряжаться ими до момента получения кредитной организацией расчетных документов, подтверждающих платеж.

Учет денежных документов

В кассе организации могут храниться такие денежные документы, как оплаченные путевки в дома отдыха и санатории, почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные проездные билеты и др. Поступления и выдача денежных документов оформляются на основании приходных и расходных кассовых ордеров с последующим составлением кассиром отчета по движению денежных документов.

Денежные документы оцениваются в бухгалтерском учете в сумме фактических затрат на их приобретение.

Аналитический учет ведется по видам денежных документов.

Учет операций по расчетным счетам

Учет операций по специальным счетам

Учет переводов в пути

Учет денежных средств и денежных документов в кассе

Важная роль денежных средств в обеспечении финансово-хозяйствен­ной деятельности обусловлена тем, что эти «абсолютно ликвидные акти­вы» выполняют такие функции, как мера стоимости, средство обмена, об­разования сокровищ, накопления капитала. Их способность легко и быст­ро преобразовываться в любые виды материальных ценностей предопределила необходимость организации непрерывного и своевремен­ного учета денежных средств и операций по их движению; контроля на­личия, сохранности и целевого использования денежных средств и денеж­ных документов; контроля соблюдения кассовой и расчетно-платежной дисциплины.

Кассовые операции связаны с хранением и движением наличных де­нежных средств в отечественной и иностранной валюте, а также денеж­ных документов.

В бухгалтерском учете движение наличных денежных средств и денежных документов учитывается на активном счете 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие суммы денег и денежных документов в кассе предприятия на начало и конец месяца; оборот по дебету - суммы и докумен­ты, поступившие в кассу, а по кредиту - выданные суммы и документы. При ведении бухгалтерского учета в журнально-ордерной форме кассовые операции, записываемые по кредиту счета 50, отражаются в журнале-орде­ре №1. Обороты по дебету этого счета записываются в соответствующих журналах-ордерах и в ведомости № 1. Основанием для заполнения журна­ла-ордера №1 и ведомости №1 служат отчеты кассира. К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

50-1 «Касса организации»

50-2 «Операционная касса»

50-3 «Денежные документы»

50-4 «Касса в иностранной валюте» и др.

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации. Свободные денежные средства организаций хранятся на расчетных счетах в банках. Хранение наличных денежных средств ве­дется в пределах лимитов, установленных самим предприятием. Ли­мит - это сумма наличных денежных средств, которая может содержаться в кассе в течение суток финансово-экономической деятельности. Превы­шение лимита в кассе разрешается в течение трех дней (пяти дней для районов Крайнего Севера) для выплаты заработной платы, пособий по со­циальному страхованию и стипендий. Организации, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с банком могут использовать ее на собственные нужды. Размер лимита устанавливается на основании расчета по форме № 0408020 «Расчет на установление лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, по­ступающей в кассу». Наряду с остатком наличных средств банк контроли­рует целевое использование наличных денежных средств (в чеке на ко­решке указывается предназначение получаемых из банка сумм).

Для ведения кассовых операций предусматривается должность кассира. При малом объеме операций эти обязанности может выполнять по пору­чению руководителя любое должностное лицо или главный бухгалтер. При назначении работника на должность кассира руководитель обязан ознако­мить его под расписку с порядком ведения кассовых операций и заклю­чить договор о полной материальной ответственности.

Для получения денежных средств из банка с расчетного счета органи­зация получает в банке чековую книжку по заявлению специальной фор­мы. В заявлении указываются фамилия, имя, отчество кассира и дается образец его подписи. Заявление подписывается руководителем и главным бухгалтером, заверяется печатью организации. После проверки правильно­сти составления заявления в бухгалтерии банка оно передается в расход­ную кассу банка, где кассир под расписку получает чековую книжку на 25 или 50 чеков. Организация получает денежные средства в банке через кас­сира или другое уполномоченное лицо. В день получения бухгалтер запол­няет реквизиты чека и корешок к нему, подписывает его у главного бух­галтера и руководителя и под роспись передает кассиру, который получает наличные деньги в банке.

На каждую полученную в банке сумму в бухгалтерии выписывается приходный кассовый ордер на имя получателя денег с указанием номера чека (ф. № КО-1), который заполняется бухгалтером и подписывается главным бухгалтером и руководителем. Квитанция приходного кассового ордера прикладывается к выписке банка, а сам приходный ордер - к от­чету кассира.

Например, получение из банка денежной суммы в размере 50 000 руб­лей, отражается проводкой:

Выдача наличных денежных средств оформляется расходным кассовым ордером (ф. № КО-2) с приложением к нему оформленных документов, например, расчетно-платежной ведомости, заявления на выдачу денег и т. п., подписанных руководителем и главным бухгалтером. Если на доку­ментах, прилагаемых к расходному кассовому ордеру, имеется разреши­тельная надпись руководителя организации, то его подпись на расходном ордере не обязательна. Выдача денег по кассовым ордерам производится на основании документов, удостоверяющих личность получателя. Кассир должен отметить в ордере номер этого документа, кем и когда он выдан. Во всех случаях обязательна расписка получателя в получении выданной суммы. Все кассовые ордера после их исполнения погашаются штампом «Получено» или «Оплачено» с указанием даты; документы подписываются и регистрируются в кассовой книге. Какие-либо исправления, хотя бы и оговоренные, в кассовых ордерах не допускаются. Если в кассовом ордере обнаружена ошибка, то его оформляют заново.

Например, выдача денежных средств в сумме 5000 рублей под отчет сотруднику отдела снабжения для приобретения расходных материалов оформляется расходным кассовым ордером, который подписывается глав­ным бухгалтером и руководителем организации, регистрируется в журнале и служит основанием для выдачи денежных средств из кассы и следую­щей записи в бухгалтерском учете:

При получении или выдаче денег по каждому кассовому документу кассир делает записи в кассовую книгу (ф. № КО-4), которая относится к регистрам аналитического учета и предназначена для отражения операций по движению наличных денег в кассе. Каждая организация ведет только одну кассовую книгу. Эта книга должна быть прошнурована и опечатана печатью организации, а страницы в ней пронумерованы. Записи в кассо­вой книге обычно производятся кассиром в двух экземплярах через копи­ровальную бумагу сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или документу. Ежедневно в конце дня кассир подсчитывает итоги операций за день по графам «приход» и «расход», выводит остаток по кас­се и переносит его на следующий лист на первую страницу по графе «приход». Внизу каждого листа кассир указывает количество приложенных приходных и расходных ордеров и расписывается. После этого одна половина листа кассовой книги отрывается и с приложенными документами как отчет кассира передается под расписку главному бухгалтеру. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалте­ра организации.

Способы обработки кассовых отчетов в бухгалтерии зависят от количе­ства кассовых операций в день и от частоты сдачи отчетов. Если число операций невелико, то данные отчетов после группировки их по коррес­пондирующим счетам заносятся в учетный регистр по счету 50 «Касса», а если в день выполняется 3-15 операций, то по счету 50 «Касса» открыва­ется оборотно-сальдовая ведомость. Если в день выполняется более 15 операций, причем по нескольку операций на один корреспондирующий счет, к отчету прикладываются расшифровки, в которых общим итогом показываются суммы поступивших и выданных средств по данному счету. Информация расшифровок заносится в оборотно-сальдовую ведомость од­ной строкой.

Приходные и расходные кассовые документы, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и кассовая книга могут вестись как ручным, так и автоматизированным способами.

По окончании месяца путем сопоставления итогов оборотов по дебету (поступление наличных денежных средств и денежных документов) и кре­диту (выплата денежных средств и денежных документов) счета 50 «Касса» выводится сальдо наличных денег на конец месяца, которое сверяется с остатком в кассовой книге.

На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитываются средства, получае­мые организацией при расчетах с населением. Если организация рассчи­тывается наличными денежными средствами не только с собственным персоналом, но и с населением и сторонними организациями, она обяза­на использовать и регистрировать в налоговых органах контрольно-кассо­вые машины (ККМ). На каждую кассовую машину администрация заво­дит книгу кассира-операциониста, которая должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями налогового инспектора, директора и главного бухгалтера организации, а также печатью. Книга кассира-опе­рациониста не заменяет кассовый отчет. Все записи в книге кассира-опе­рациониста производятся в хронологическом порядке без помарок. При внесении в книгу исправлений они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, директора и главного бухгалтера. На каждой кассовой машине имеется свой заводской номер, который обязательно указывается во всех документах, относящихся к данной ма­шине (кассовом чеке, отчетной ведомости, паспорте, книге кассира-опера­циониста и в др.), а также в документах, отражающих перемещение кассо­вой машины (например, отправку в ремонт, передачу другой организа­ции). Ключи от ККМ (кроме ключей для перевода секционных денежных счетчиков на нули), паспорт кассовой машины, книга кассира-операцио­ниста, акты и другие документы хранятся у директора организации, его заместителя или главного бухгалтера. Ключ для гашения технических про­гонов должен находиться у старшего кассира. Ключи для перевода секци­онных денежных счетчиков на нули передаются директором контролирую­щей организации (кроме ККМ с фискальной памятью).

По окончании работы или по прибытии инкассатора кассир должен подготовить денежную выручку, составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему (главному) кассиру. Например, сдача выручки в кассу организации в сумме 830 000 руб. в бухгалтерском учете оформляется проводкой:

Использованные кассовые чеки и копии товарных чеков хранятся у материально ответственных лиц 10 дней со дня продажи по ним товаров и проверки товарного отчета бухгалтерией. Использованные контрольные ленты, копии чеков и другие документы, подтверждающие суммы приня­тых наличных денег, должны храниться в упакованном или опечатанном виде в бухгалтерии организации в течение 15 дней после проверки товар­ного отчета, а в случае выявленной недостачи - до окончания рассмотре­ния дела. Товарные отчеты и приложенные к ним документы строгой от­четности хранятся не менее трех лет. Правительством РФ утвержден пере­чень отдельных категорий организаций, которые в силу специфики своей деятельности либо местонахождения могут не использовать контрольно-кассовые машины.

Приход денежных средств оформляется одним приходным кассовым ордером в конце дня с приложением квитанций к корешку. Суммы при­ходных документов должны соответствовать вывешиваемым ценникам, прейскурантам на продаваемые товары и оказываемые услуги.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации денежные документы, ценные бумаги (оплаченные ку­рортные путевки, оплаченные авиабилеты, почтовые марки, марки госпо­шлины, вексельные марки и др.), приобретенные на стороне.

Для учета денежных документов открывается отдельная кассовая книга, на каждый вид документов выделяются соответствующие страницы. Учет поступления денежных документов осуществляется по накладной. Она вы­писывается кассиром в двух экземплярах при приеме денежных документов. Выдача денежных документов из кассы осуществляется на основании тре­бования, которое выписывается бухгалтером. При движении денежных до­кументов составляется отдельный кассовый отчет и передается бухгалтеру

Учет денежных документов ведется по фактической стоимости приоб­ретения. Бухгалтер должен в аналитическом учете отражать две оцен­ки - номинальную (отраженную на самом документе) и фактическую. От­носительно расхождения этих оценок должна быть сделана справочная за­пись.

Оплаченные наличными деньгами путевки в санатории отражаются бухгалтерской записью:

Д-т сч. 50 «Касса», субсчет 50-3 «Денежные документы»

К-т сч. 50 «Касса», субсчет 50-1 «Касса организации».

При выдаче путевок персоналу бесплатно или с частичной оплатой де­лается запись:

Д-т сч. 50 «Касса», субсчет 50-1 «Касса организации» - на сумму час­тичного платежа, внесенного работником

Д-т сч. 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» - на суммы, оплаченные организацией

К-т сч. 50 «Касса», субсчет 50-3 «Денежные документы».

Приобретенные почтовые марки и проездные билеты (Д-т сч. 50-3 «Денежные документы» К-т сч. 50-1 «Касса», 51 «Расчетные счета», 76 «Расчеты с дебиторами и кредиторами») списываются по мере их расхода, их стоимость в зависимости от характера расходов включается в соответст­вующие издержки (Д-т сч. 20 «Основное производство», 23 «Вспомогатель­ное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяй­ственные расходы», 44 «Расходы на продажу» К-т сч. 50-3 «Денежные до­кументы»), в состав прочих расходов (Д-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы» К-т сч. 50-3 «Денежные документы»), погашаются за счет средств целевого финансирования (Д-т сч. 86 «Целевое финансирование» К-т сч. 50-3 «Денежные документы»).

Бланки строгой отчетности (трудовые книжки и вкладные листы к ним, квитанции путевых листов автотранспорта) учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности»

Инвентаризация кассы проводится в сроки, определенные руководством организации, но не реже, чем установлено нормативными документами (не менее одного раза в месяц). Результаты инвентаризации оформляются

актом инвентаризации (ревизии) кассы, составляемым в двух экземплярах, один из которых остается в делах бухгалтерии, второй - у кассира.

Излишки денег, выявленные инвентаризацией, приходуются в кассу и зачисляются в доход организации:

Д-т сч. 50 «Касса»

К-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы».

Недостача денег (денежных документов) в кассе (организации, опера­циониста) подлежит взысканию с материально ответственного лица (кас­сира), что отражается проводками:

Д-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

К-т сч. 50 «Касса» (50-1, 50-2, 50-3) - в сумме недостачи согласно акту инвентаризации

Д-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - в сумме, предъявленной к возмещению кассиру, согласно приказу руководителя ор­ганизации

Если во взыскании с виновных лиц отказано судом или они не найде­ны, убытки списываются в прочие расходы:

Д-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы»

К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Практически каждое государственное (муниципальное) учреждение использует финансовые активы, в том числе денежные документы. Они имеют определенную стоимостную оценку, их надо особым образом хранить и учитывать. Как работать с денежными документами в бюджетном учреждении? Разбираемся вместе с руководителем проекта «Контур-Бухгалтерия Бюджет » компании СКБ Контур Юлией Вольхиной.

Что такое денежные документы

Сегодня в России отсутствует нормативное определение для понятия «денежные документы». Не разработан и единый реестр денежных документов. В нормативных правовых актах обозначены лишь основные признаки и примеры таких документов (см. инструкцию, утв. приказом Минфина России от 01.12.10 № 157н ; далее — Инструкция № 157н). Принято считать, что под денежными документами в бюджетном учете понимаются объекты определенной номинальной стоимости, которые приобретены и хранятся в учреждении, но услуги по ним еще не предоставлены.

Самые известные примеры такого рода документов — это талоны на бензин или на питание, почтовые марки, конверты с марками, извещения на почтовые переводы, путевки в санатории или детские оздоровительные лагеря и проч. К данным активам относятся также карты оплаты мобильной связи, IP-телефонии междугородных, международных переговоров, доступа в интернет, авиационные и железнодорожные билеты, проездные билеты на общественный транспорт и т.п.

• акции, которые были выкуплены у акционеров;
• ценные бумаги;
• бланки строгой отчетности (см. « »);
• документы на нематериальные активы.

Как отразить денежные документы в учетной политике

Ответ на вопрос, какие именно активы будут считаться денежными документами, учреждение должно закрепить в своей учетной политике. Там же прописывается порядок их учета, хранения и списания. Все эти процедуры регламентированы несколькими инструкциями и приказами Минфина России, полный перечень которых вы видите ниже.

Основные документы, которые регламентируют работу бюджетного учреждения с денежными документами:

• Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений (утв. приказом Минфина России от 01.12.10 № 157н);
• Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета (утв. приказом Минфина России от 06.12.10 № 162н);
• Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений (утв. приказом Минфина России от 16.12.10 № 174н);
• Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений (утв. приказом Минфина России от 23.12.10 № 183н);
• Приказ Минфина России от 30.03.15 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и методических указаний по их применению».

Мы собрали в таблицу примеры формулировок, которые можно использовать в учетной политике организации:

Раздел	Что написать в учетной политике
Организация бухгалтерского учета	Перечень должностей работников, которые имеют право получать денежные документы и денежные средства под отчет на приобретение товаров (оплату работ, услуг), приведен в Приложении №... к настоящей Учетной политике. Выдача денежных средств и денежных документов под отчет производится согласно соответствующему Положению №… к настоящей Учетной политике
Порядок проведения инвентаризации	Для подтверждения данных бухгалтерского учета и показателей годовой бухгалтерской отчетности проводится инвентаризация имущества и финансовых обязательств: ________________________________ наличные денежные средства, денежные документы и бланки строгой отчетности — ежемесячно на произвольную дату.
Учет финансовых активов	В составе денежных документов учитываются (на выбор учреждения): почтовые марки; маркированные конверты; карты экспресс-оплаты услуг связи; оплаченные талоны на бензин и масла; проездные билеты на отдельные виды транспорта: авиа- и железнодорожные билеты; единые проездные билеты; _______________________ _______________________ Денежные документы принимаются в фондовую кассу учреждения и учитываются по фактической стоимости.

Для каждого вида денежных документов нужно разработать отдельные локальные нормативные акты (ЛНА) — ими всегда интересуются контролирующие органы в ходе очередных и внеочередных проверок. В каждом ЛНА следует указать должности сотрудников, которые имеют право получать соответствующий вид денежного документа, а также обязательные условия и правила его использования.

Правильно составленный локальный нормативный акт должен обосновывать целесообразность применения денежных документов в бюджетном учреждении. Для этого необходимо тщательно прописать алгоритм, по которому сотрудники будут подтверждать свои расходы.

Как хранить, использовать и списывать

Поскольку учреждение уже оплатило, но еще не погасило денежные документы, они должны храниться в кассе. По фондовой кассе эти документы отражаются в случае, если:

• приобретены по безналичному расчету;
• приобретены за наличный расчет одним лицом, но расходовать их будет другое лицо;
• выдаются сотрудникам по частям, а их остаток хранится в кассе.

Обратите внимание: если подотчетное лицо приобретает денежные документы и сразу же их расходует, то они списываются по авансовому отчету и не проходят по кассе.

Чтобы зафиксировать приход денежных документов в кассу и выдачу их из кассы, нужно использовать приходные кассовые ордеры (форма 0310001) и расходные кассовые ордеры (форма 0310002). Эти формы утверждены приказом Минфина России от 30.03.15 № 52н (далее — приказ № 52н). На ордерах необходимо сделать надпись: «Фондовый», и далее зафиксировать их в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Эти записи не должны пересекаться с теми, что отражают движение денежных средств.

По фондовой кассе следует завести отдельную кассовую книгу со сквозной нумерацией и пометкой «Фондовый» на каждом листе. Записи в нее вносятся после получения или выдачи денежных документов по каждому фондовому ордеру. Обратите внимание: строки «в том числе на заработную плату» и «общий остаток денежных средств в кассе на конец дня» в этой кассовой книге остаются незаполненными.

Контроль за денежными документами в бюджетном учреждении ведется в рамках регулярных проверок кассы. По результатам ревизии составляется инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (форма 0504086). Правила ее заполнения регламентируются приказом № 52н.

За соблюдение требований к хранению, использованию и учету денежных документов в бюджетном учреждении отвечает его руководитель. Он определяет порядок и сроки проведения контрольных мероприятий.

Тонкости аналитического учета денежных документов

Аналитический учет денежных документов разграничивается по их видам в карточке учета средств и расчетов (форма 0504051). Об этом сказано в пункте 171 Инструкции № 157н. Карточка начинается с записей остатков на начало года. Новые записи вносятся в срок не позднее, чем через день после совершения операции. Итоги по остаткам подводятся в конце каждого месяца.

Все операции с денежными документами фиксируются в журнале по прочим операциям. Основанием для каждой новой записи должны стать отчет кассира и прилагаемые к нему документы (форма 0504071). Также как и карточка учета, журнал открывается остатками на начало периода. В нем отражаются обороты за весь период и выводятся остатки.

Правила бухгалтерского учета денежных документов

Все операции по бухгалтерскому учету денежных документов и соответствующие бухгалтерские записи можно разделить на две группы:

	Дебет	Кредит
Поступление денежных документов
Поступление от поставщика в кассу
Расходование подотчетным лицом или возврат в кассу ранее выданных в подотчет
Выявление излишков при инвентаризации
Выбытие денежных документов
Выдача из кассы в подотчет
Возврат из кассы поставщику согласно условиям договора
Списание недостачи
Списание на чрезвычайные расходы (хищение, порча, уничтожение)

Обратите внимание: если учреждение выдает в подотчет одним и тем же работникам как денежные средства, так и денежные документы, то расчеты нужно вести на разных счетах. Например, к счету «208 00» можно добавить дополнительные аналитические коды.

Учет денежных документов в конкретных ситуациях

Рассмотрим несколько типичных ситуаций, которые могут возникнуть при работе с денежными документами в рамках финансово-хозяйственной деятельности учреждения.

Пример 1. Покупка и учет проездных билетов

МКУ приобрело для своего сотрудника проездной билет на все виды транспорта за 1 500 рублей. Оплата произведена с лицевого счета учреждения, открытого в казначействе. Проездной билет выдан сотруднику в подотчет. В дальнейшем он должен представить авансовый отчет и вернуть использованный билет.

Проездные билеты действительно выдаются сотрудникам, которые занимаются разъездной работой. Таким способом работодатель возмещает связанные со служебными поездками транспортные расходы. Приобретение данного вида денежного документа осуществляется по КОСГУ 222 «Транспортные услуги».

В бухгалтерском учете такая операция будет отражена следующими проводками:

Пример 2. Недостача карт экспресс-оплаты связи

МБОУ приобрело для своей администрации 10 карт экспресс-оплаты мобильной связи номиналом 300 рублей каждая. Оплата произведена за счет деятельности, приносящей доход. Денежные документы были сразу же внесены в кассу. Четыре карты оплаты выдали директору (в дальнейшем требовалось представить авансовый отчет и оправдательные документы). По результатам инвентаризации кассы выявлена недостача двух карт. Виновный в недостаче был найден, он добровольно погасил всю сумму долга.

Карты экспресс-оплаты мобильной связи по своему статусу подпадают под понятие денежного документа. Такие карты часто используются администрациями учреждений. Карты экспресс-оплаты мобильной связи приобретаются по КОСГУ 221 «Услуги связи».

В этом случае операции в бухгалтерском учете отражаются следующим образом.